مجلّة جامعة جرش الإخباريّة مجلّة جامعة جرش الأخباريّة
نظمت كلّية علوم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات في جامعة جرش ورشة عمل تعريفيّة ببرنامج الارشفة والمراسلات الإلكترونية، استهدفت مدراء المكاتب، السكرتاريا والعاملين في كافّة المراكز، الأقسام والدوائر بالجامعة ، قدّمها عميد الكليّة الدكتور محمد أبوشقير الذي أكد بدوره اهمية برنامج الارشفة والمراسلات الالكترونية في مواكبة التطور العلمي والتقني، وتوظيف التكنولوجيا في المعاملات والأرشغة الإلكترونيّة، ومواكبة توجه عطوفة رئيس الجامعة وإدارتها بالوصول نحو الإدارة الذكية Smart Management.
وتجدر الإشارة الى إن نظام المراسلات والأرشفة الالكترونيّة يساهم بشكل مباشر في تطور المجالات التالية:
– توفير الوقت، الجهد والمال من خلال القدرة على تتبع حالة المراسلات/الوثائق من حيث معرفة موقعها (في أي إدارة) و من هو الشخص المسؤول عن اتخاذ الإجراءات اللازمة، و التأخير، وغيرها..
-الأمن والسريّة، حيث يتم عرض المراسلات/الوثائق فقط للإدارات المختصّة.
-الحصول على نسخ إلكترونية من المراسلات/ الوثائق المرسلة من النظام أو أي مراسلات/ وثائق يتم إرسالها إلى الإدارات المختلفة في الجامعة.
-ربط المراسلات/ الوثائق المتعلقة بموضوع معين الواردة منها و الصادرة، بالإضافة إلى الربط مع المراسلات/ الوثائق المشار إليها كمرفقات، والتي تعطي المستخدم القدرة على التنقل بسرعة و سهولة من خلال واجهة واحدة .
– سرعة البحث وإسترجاع المراسلات/ الوثائق المرسلة من النظام.
-ربط النظام مع البريد الإلكتروني لإدارت الجامعة المختلفة.
– تسهيل التعامل مع المستندات ومحتوياتها.
– إنتاج بيئة عمل خضراء.
– توفير وحسن استغلال المساحات.
– سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية.
– تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية.
– توفير السرية والأمان للمستندات ومحتوياتها.